Автоматизация учета и управления в малом бизнесе

Каждодневная работа всех розничных торговых предприятий с каждым новым становится все более автоматизированной. На сегодняшний день довольно тяжело найти торговую организацию, которая продолжает вести свои бизнес-процессы с помощью старого, ручного метода, особенно если идет речь о стабильно растущем и развивающемся предприятии.

Когда же стоит задумываться об автоматизации?

Этот вопрос волнует многих предпринимателей: когда следует обратить свое внимание на инвестирование средств в автоматизацию своего малого бизнеса? Ответ просто: чем раньше, тем лучше, так как автоматизация управления, продаж и учета являются вложением на долгосрочный период, это на 2-3 года.

На что первично стоит обратить внимание, при принятии решение об автоматизации? Для этого необходимо четко понимать и разграничивать задачи, какие стоят перед организацией в настоящее время, и какие предстоит решить в ближайшем будущем.

О необходимости автоматизация любого бизнеса, долго задумываться не следует, так как в условиях быстро растущего рынка без автоматизации вашего бизнеса перспективы для развития сходят на нет. Получается, что вложения в автоматизацию - это важная основа будущей прибыли вашего предприятия. То есть, автоматизация является немаловажным конкурентным преимуществом организации, которое определяет позицию предприятия на занимающем им рынке.

Сколько стоит? Оценка затрат на автоматизацию

Это второй важный и часто задаваемый вопрос, сколько необходимо инвестировать в автоматизацию? Здесь следует отталкиваться от ряда факторов и задач предприятия. Важным, а в некоторых случаях и определяющим фактом в этом вопросе является размер организации: количество пользователей, объем закупок, проходимость и так далее. Тут стоит подойти комплексно, любая автоматизация предприятия - это всегда совокупный вопрос, он включает в себя: подбор, закупку, настройку и установку торгового оборудования, а так же программного обеспечения под него, и определение IT-инфраструктуры, которая в последующем будет обеспечивать правильную и стабильную работу системы. Все эти составляющие определят конечную стоимость, которая будет необходима на автоматизацию процессов предприятия.

Кстати, на рынке автоматизации уже присутствуют готовые решения - POS-системы, например, такая как ШТРИХ-miniPOS" SLIM компании Штрих-М. Данная система содержит оборудование, в комплекте с которым идет необходимое для управления небольшим одиночным магазином программу «Далион: Управление Магазином.Лайт». Если вас интересует комплексная автоматизация более крупных магазинов, тотут так же предусмотрены уже готовые типовые решения - это Дум: Сеть, Дум: Уно, Дум: Про. Если вы планируете расширяться в ближайшее время, то наличие старших версий с расширенным функционалом стоит учесть однозначно.

В зависимости от уровней задач, организация автоматизации для малого предприятия возможна с небольшими затратами. Если судить по опыту, то в среднем автоматизация малого бизнеса окупается за 6 месяцев, максимум в течении 1 года.

Постановка задачи.

Бизнес-процессы некрупных торговых организаций, по своей сути, почти ничем не отличаются от бизнес-процессов в больших компаниях. Разницу можно найти лишь в бюрократизации и формализации этих процессов. При этом, небольшие организации имеют большее преимущество, так как имеют возможность более гибко и значительно быстрее провести модернизацию. И, как следствие, существенно сэкономить на издержках.

При выборе любого программного продукта для автоматизации, необходимо помнить, что переход или смена одного программного обеспечения на другое частенько оказывается гораздо более затратным, нежели первичная автоматизация. Отсюда следует, что на этапе выбора программного продукта и формирования задач для малого бизнеса необходимо учитывать дополнительные возможности приобретаемого устройства, которые, в последствии, помогут существенно упростить рабочий процесс. А стоимость не будет сопряжена с большими цифрами. В итоге, при включении их в план по автоматизации (+ небольшая доплата) окажется выгоднее, чем последующее обновление ПО.

Подводные камни при автоматизации малого бизнеса

Бывает такое, что руководители малого торгового предприятия ориентируется только на свои решения, основываясь на данных сложившихся бизнес-процессов. Надо полагать, что далеко не всегда и не все эти процессы являются оптимальными. Во время роста предприятия, начинает образовываться нагрузка, с одной стороны нынешняя система не справляется с ростом, с другой стороны само предприятие начинает сильно зависеть от механизмов работы и, случается так, что уже не может их модернизировать без больших затрат. Поэтому для малой организации самым оптимальным является выбор типового масштабируемого решения, которое способствует росту организации, а не тормозит его.

Что дает автоматизация?

Основная задача автоматизации бизнес-процессов - это учетом товародвижения. Однако, это лишь базовые требования, которые для сегодняшнего рынка явно недостаточны. Современные программные решения по автоматизации отличаются не только удобством и быстродействием, но дополнительными возможностями, которые должны отвечать отраслевым тенденциям.

Одним из примеров является применение инструментов для управления лояльностью пользователей: анализ потребления и обращаемости клиентов, организация распродаж, применение различных скидок, SMS-информирование и другое. Автоматизация по управлению лояльностью - это дополнительные возможности для формирования потребительского спроса, которая требует минимальной настройки и уже присутствует в современном типовом решении.

В заключение

Несмотря на то, что необходимостью автоматизации малого бизнеса иногда пренебрегают предприниматели, она является обязательным условием для быстрого развития любого предприятия. Т.к. в нее заложены эффективные алгоритмы учета и управления. При автоматизации процессов, малый бизнес обладает рядом преимуществ. В частности, это более прозрачные и гибкие бизнес-процессы, а также отличной возможностью для быстрого освоения новых возможностей за счет своего небольшого размера и отсутствия серьезных бюрократических предпосылок.